Levelezés

VILLÁMGYORS KOMMUNIKÁCIÓ

Korunk embere rengeteget kommunikál, a kommunikáció évszázadát éljük. Ez tette lehetővé a globális világ kiteljesedését, közel hozta egymáshoz a távoli földrészeket, és ezzel az egyes embereket is. Ma egyetlen gombnyomással a világ bármely részével online, közvetlen kapcsolatba léphetünk. Ezen felgyorsult világ az emberek közötti érintkezéseket leegyszerűsítette, és szinte teljesen idejétmúlttá tette a szabályok által meghatározott levelezést.

ELTŰNTEK A FORMAI SZABÁLYOK

A címzés és megszólítás milyensége, a tartalom meghatározása, a megszólítások és a formai szabályok teljesen eltűntek. Az emberek ma már szinte nem is írnak, talán mert nem is tudnak levelet írni. A mindennapi életben az sms és az e-mail lett az írott kommunikálás formája. A felgyorsuló világ egyszerű formái elkorcsosították az írásos emberi termékeket, ma rövidített formában, primitív módon „levelezünk”.

HIVATALOS LEVÉL

A hivatalos leveleket cégek egymás közötti levelezése esetén hivatalos papírra, úgynevezett céges vagy fejléces papírra kell írni.Ha magánember ír hivatalos levelet, akkor azt normál levélpapírra, vagy ha rendelkezik fejléces papírral, akkor arra kell írni. Hivatalos levél esetén elsőként annak a nevét és beosztását írjuk fel, akinek a levelünk szól, majd alá a cég nevét és címét, ahová a levelünket küldeni fogjuk.

A levelet megszólítással kezdjük és udvarias befejező fordulattal zárjuk. Ilyen az „Üdvözlettel/Tisztelettel/Továbbra is állok rendelkezésére/Várom szíves válaszát/Segítségét előre is köszönöm”. Fontos, hogy a megszólítás ne legyen se cirkalmas, se túl bonyolult. Gyakori hiba, hogy a címzésben már egyszer leírt pontos titulusokat a megszólításban megismétlik: „Tisztelt Kovács Gáspár Úr!” vagy „Tisztelt Főosztályvezető Úr!”

Ha valakivel tegeződünk, de a megszólításban hangsúlyosan meg szeretnénk tisztelni, akkor kettős megszólítást, alkalmazhatunk: „Tisztelt Elnök Úr! Kedves Kálmán!” Ez a forma tisztelettudó, de ugyanakkor bizalmas is.

ISMERETLEN SZEMÉLY

Gyakori probléma, hogy hivatalos levél esetén tudjuk a céget vagy szolgáltatót, ahová írunk, de nem tudjuk, személy szerint kinek szólnak a soraink. Ebben az esetben gyakori, de nem helyes a „Tisztelt Cím!” használata. Alkalmazzuk inkább a „Tisztelt Uram, Asszonyom!” megszólítást.

CÍMEK ÉS RANGOK

A címek és rangok tobzódása gyakran esetlenül hat. Ha valakinek több tudományos címe és ehhez még esetleg állami rangja is társul, akkor a legmagasabbat kell kiválasztani és ennek alapján kell megszólítani. Egy titulus elegendő. Nemesi cím esetén az illetőt illik – ha ezt a rangot köztudottan használja – báró úrnak vagy grófnőnek szólítani. Ez azonban nem kötelező, a nemesi címek ma Magyarországon hivatalosan nem használhatóak, az erre vonatkozó törvényi szabályozás ezt egyértelműen tisztázza.

Baráti levelezés estén a „Kedves Laci Barátom!/ Lacikám!” megszólítással kezdhetjük a levelet, és azt a „Baráti szeretettel!”, a régies, de igen stílusos „Baráti öleléssel!” vagy „Üdvözlettel!” formulával zárhatjuk.

E-MAIL

A mai levelezés szinte teljesen az e-mailre korlátozódik. Ennek a kommunikációs formának a gyorsaság, a spontaneitás és a formai kötöttségek teljes hiánya a lényege. Az e-mailben sokszor nincs is megszólítás, az egymással információt cserélők gyakran csak mondatokat, gondolatfoszlányokat váltanak egymással. A megszólítás és elköszönés nem feltétlenül része az ilyen „levelezésnek”. Természetesen e-mailezni is lehet bizonyos stílusossággal, de ennek a formának lényege a formai szabadság és a gyorsaság. Az e-mail lehet üzleti vagy magánjellegű. Az üzleti e-mail váltásnál a megszólításra, a titulusokra, valamint a pontos és helyes mondatszerkesztésre úgy kell ügyelni, mint a hagyományos levelezés esetén. Baráti e-mail esetében a forma lehet laza és könnyed, pont olyan, amilyen a levelezők közötti viszony. Ha elektronikus formában levelezünk valakivel, saját igényességünktől és modorunktól függ, hogy mennyire használjuk a klasszikus levél tartalmi felépítését.

A LEVÉL

A levél papírra vetett, a témától függő gondolat halmaz, amit személyes tárgy esetén általában kézzel, hivatalos esetben géppel írunk meg. Személyessé teszi az is a levelet, ha géppel – ma már leginkább számítógép segítségével – írjuk a szöveget, de kézzel írjuk a megszólítást és kézzel írjuk alá.

BORÍTÉK ÉS PAPÍR

A levél minőségét a boríték és a levélpapír milyensége erősen meghatározza. Általában azonos minőségű és színű borítékot és levélpapírt illik használni. Ha ilyen nem áll rendelkezésre, akkor ügyeljünk arra, hogy a boríték és a papír között ne legyen nagy eltérés.